Volksbank Alzey-Worms steigert Effizienz durch agentes Office Process Manager (aOPM)

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Volksbank Alzey-Worms steigert Effizienz durch agentes Office Process Manager (aOPM)

Wenn Paare zusammen ziehen gilt es meist, aus mehreren Haushalten einen einzigen zu machen. Was bereits im privaten Bereich zu Komplikationen führen kann, stellt Banken beispielsweise im Rahmen einer Fusion vor  immense Herausforderungen. Auch die Volksbank Alzey-Worms eG sah sich mit der Herausforderung konfrontiert, über die Jahre gewachsene Tabellenkalkulationen auf den Prüfstand zu stellen. Und fand auf dem Weg zur umfassenden MaRisk-Konformität Unterstützung bei agentes.

Die im Rahmen einer Fusion neu formierte Volksbank Alzey-Worms eG sah sich angesichts der immensen Anforderungen an das Risikomanagement sowie anstehender „44er Prüfungen“ mit der Herausforderung konfrontiert, alle bestehenden Eigenanwendungen, insbesondere Tabellenkalkulationen, auf den Prüfstand zu stellen und MaRisk-konform hinsichtlich der regulatorischen Anforderungen an das Risikomanagement zu prüfen, zu bewerten und revisionssicher zu dokumentieren. Unterstützung fand das Institut bei der agentes solutions GmbH.

„Generell ist es so, dass durch die gestiegenen Anforderungen an das Risikomanagement auf Basis von MaRisk der Handlungsdruck bei allen Instituten in Deutschland sich weiter verschärft hat. Vor allem vor dem Hintergrund von Kosteneinsparungen und Prozessoptimierungen, ist es aus unserer Sicht nur mit einer IT-gestützten und automatisierten Abwicklung bestimmter Prozesse möglich, diesen Herausforderungen zu begegnen.“, so Peter Schulz-Kraus, Abteilungsleiter IT-Management bei der Volksbank Alzey-Worms eG, über die Anforderungen.

Die Anforderung an ein solches Tool, das die Volksbank Alzey-Worms benötigte, war daher eine datenbankbasierte Anwendung, die es ermöglicht, schnell und auch zentral Auswertungen zu fahren. Zudem sollte die Applikation auch problemlos größere Nutzer- und Datenmengen verarbeiten können und möglichst auf einem Server im Rechenzentrum der Fiducia IT AG vorgehalten werden können. Aus diesem Grund entschied man sich für den Einsatz des agentes Office Process Managers (aOPM).

„Der agentes Office Process Manager besteht aus einem Add-In sowie einem webbasierten Verwaltungsportal. Die Dokumentation und die Bewertung der Dokumente aus Excel, Open-Office-Calc oder Access erfolgt automatisiert. Darüber hinaus werden die Dokumente auch mit einem Freigabe-Workflow verknüpft. aOPM erweitert die Funktionen des Tabellenkalkulationsprogramms unter anderem um automatischen Formelschutz, Formelplausibilitätsprüfung, Versionierung und Formel-/Makrodokumentationen.“, beschreibt Claus Stielenbach, Direktor Vertrieb West bei der agentes.

Vorsorge vor Nachsorge beim Risikomanagement

Zu Beginn unseres Projektes standen wir vor einem großen Berg an Tabellenkalkulationen, die bewertet und dokumentiert werden mussten. Gleichzeitig wussten wir, dass die Fusion der beiden Häuser in Worms und Alzey eine weitere Welle an Dokumentationspflichten mit sich bringen würde.“, berichtet Peter Schulz- Kraus, Abteilungsleiter IT-Management bei der Volksbank Alzey-Worms eG. Das Projekt zur Implementierung des agentes Office Process Managers dauert mehrere Monate. Dabei wurden Schritt für Schritt weitere Abteilungen in die Dokumentation mit Hilfe des aOPM involviert. Mittlerweile sind im Hause der Volksbank Alzey-Worms eG insgesamt 36.000 Tabellenkalkulationsdateien im Einsatz. Davon wurden 4.200 Dateien mit aOPM dokumentiert.

Revisionssicherheit garantiert

In der Bank ist man insgesamt sehr zufrieden mit dem Projektverlauf. „Der für uns entstandene Mehraufwand hinsichtlich der Dokumentation von Tabellenkalkulationen durch aOPM einerseits und Erstpflege andererseits lohnt sich für uns in vielfacher Hinsicht.“, resümiert Peter Schulz-Kraus. „Wir haben jetzt eine durchgängige, transparente und revisionsichere Dokumentation erreicht und können Informationen über sämtliche Tabellenkalkulationen unseres Hauses auf Knopfdruck abrufen.

Einheitliches Konzept unterstützt Risikomanagement

Regelmäßige Updates für Office-Software sind nichts Neues. Jedoch bedeutet dies, dass der aOPM ebenfalls an etwaige Veränderungen in den Office-Programmen  nach einem Update angepasst werden muss.
Hierdurch wird das Risikomanagement erschwert, denn bevor Updates installiert werden können, muss zunächst getestet werden, ob dieses sich problemlos mit dem aOPM integrieren lässt. „Aus historisch gewachsenen Gründen setzten wir bei uns im Hause verschiedene Versionen von Microsoft Office sowie zusätzlich OpenOffice ein.“, berichtet Peter Schulz-Kraus. „Wir sahen, dass durch unterschiedlichste Versionen von Microsoft
Office der Anpassungsbedarf bei Updates der Hersteller doch teilweise enorm war. Deshalb haben wir die Zahl der eingesetzten Versionen auf ein Minimum reduziert.“

Dank aOPM hat man in Alzey-Worms nun eine transparente und revisionssichere Dokumentation relevanter Daten, die die Auskunftsbereitschaft des Hauses spürbar effizienter gestaltet.

 

Success Story als PDF: 

  Success Story - Volksbank Alzey-Worms (847,9 KiB) Success Story - Volksbank Alzey-Worms - agentes Office Process Manager (aOPM)

2014-11-14T09:49:57+00:00 04. November 2014|Kategorien: Success Stories|