Einführung der agentes Dublettenbereinigungslösung bei der Volksbank Stuttgart eG

Einführung der agentes Dublettenbereinigungslösung bei der Volksbank Stuttgart eG

Wer kennt das nicht: Beim Öffnen des Briefkastens findet sich Post verschiedener Unternehmen, die man mit exaktem Wortlaut schon einmal erhalten hat. Ein bekanntes und für den Empfänger lästiges Phänomen – und für den Absender mit hohen Kosten verbunden. Kleine Ursache mit großer Wirkung: Der Empfänger ist in verschiedenen Datensätzen in der Datenbank der Unternehmen gespeichert. Es handelt sich damit um so genannte Dubletten, also redundant vorhandene, identische oder nahezu identische Datensätze.

Auch die Volksbank Stuttgart eG kennt das Problem der Dubletten in ihren Daten. Seit der Fusion der Stuttgarter Volksbank AG mit der VR-Bank Stuttgart eG kämpfen die Stuttgarter mit der Eliminierung der Dubletten.

Die Volksbank Stuttgart eG stand also vor einer echten Herausforderung: Alle Beziehungen eines Kunden, der als Dublette identifiziert wurde, müssen auf einen anderen Kundendatensatz übertragen werden und gegebenenfalls müssen dabei Adressdaten aktualisiert werden. Alleine 6–7 Mitarbeiterjahre, schätzten die Experten der Bank, würde es dauern, alle vorhandenen ca. 14.000 Dubletten zu eliminieren. „Daher war uns schnell klar, dass der Prozess möglichst automatisiert unterstützt werden sollte“, berichtet Werner Chor, Projektleiter Mehrfachkundenzusammenführung/Dublettenbereinigung. Zudem sollte die Anwendung zur Prozessoptimierung einige weitere Anforderungen erfüllen: so sollte die Bereinigung in einen papierlosen und online verfügbaren Geschäftsprozess umgesetzt werden und möglichst ohne Installation an jedem Arbeitsplatz verfügbar sein.

Aufwändiger Bereinigungsprozess

Insgesamt sind bis zu 40 Einzelanwendungen zu überprüfen. Unter Umständen stehen die betroffenen Anwendungen beider Datensätze in gegenseitiger Abhängigkeit. Denn ein Kunde hat eventuell verschiedene Dienstleistungen in Anspruch genommen (z.B. Kredit- oder EC-Karte), verschiedene Onlineberechtigungen, Freistellungsaufträge, Kredit, Depot und andere. Die Erkennung dieser Beziehungen in agree® BAP ist daher sehr verzweigt.

Interaktive Checkliste vereinfacht Navigation

Die Experten der agentes solutions GmbH erarbeiteten gemeinsam mit der Volksbank Stuttgart eG einen Prozess zur Unterstützung bei der Dubletteneliminierung. „Im Rahmen dieses Prozesses stellt unser Programm eine interaktive Checkliste je Dublette bereit, die es den Bearbeitern ermöglicht, auf einem parallelen Bildschirm die zu ändernden Felder in agree® BAP schneller durchzuführen“, beschreibt Axel Eggert die Anwendung.

Erhebliche Verkürzung des Bereinigungsprozesses und Revisionssicherheit

„Seit der Einführung der Bereinigungssoftware hat sich der Prozess in der sogenannten Analysephase der Dubletten signifikant verkürzt. Die ursprünglich kalkulierten 6 Mitarbeiterjahre reduzierten sich dank der Anwendung auf circa 4-5 Mitarbeiterjahre“, zeigt sich Werner Chor mit den Ergebnissen des Projektes zufrieden. Zudem kann der Prozess nun komplett papierlos und online abgewickelt werden. Die Anwendung dokumentiert die einzelnen Bereinigungsschritte revisionssicher und bietet im Sinne der Revisionssicherheit Funktionalitäten zum Reporting, zur Steuerung sowie zur Überwachung des Projektes.

Projektprofil

  • Implementierung eines papierlosen und IT-gestützten Bereinigungstools
  • Workflow-optimierte Bearbeitung mit Hilfe interaktiver Checkliste
  • Signifikante Senkung der Bearbeitungszeiten in der Analysephase des Bearbeitungsworkflows
  • Revisionssicherheit

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