Schlüssel sicher und effient verwalten agentes implementiert den Key Store Manager bei der Stadtsparkasse Augsburg

Schlüssel sicher und effient verwalten agentes implementiert den Key Store Manager bei der Stadtsparkasse Augsburg

Sie kennen das? Haustür- oder auch Autoschlüssel sind häufig aus ungeklärter Ursache verschwunden. Was aber im privaten Bereich meist für ein Schmunzeln sorgt, kann für Unternehmen weitaus größere Tragweite haben. Banken und Handel, aber auch Behörden oder Schulen, arbeiten nahezu täglich mit einer großen Menge an Schlüsseln. Doch ein Überblick über zugehörige Berechtigungen oder die Aus-und Weitergabe dieser Schlüssel, ist nicht immer gegeben. 

Nach der Fusion: Prozesse vereinheitlichen

Auch die Stadtsparkasse Augsburg kennt das Problem einer komplexen Schlüsselverwaltung nur zu gut. Denn mit etwa 700 Schlüsselträgern ist die Zahl der physischen Schlüssel, die in Augsburg im Einsatz sind, keine kleine. Fusionsbedingt wurden Probleme im bisher betriebenen System deutlich. „Unsere Schlüsselverwaltung war weitestgehend papierbasiert“, beschreibt Florian Müßig, Gruppenleiter Baubüro bei der Stadtsparkasse Augsburg, die Ausgangslage. „Manuell wurde jeder einzelne auf einen Schlüssel bezogene Vorgang bearbeitet, ausgedruckt und dann dem jeweiligen Schlüsselinhaber zur Unterschrift vorgelegt“, so Müßig weiter. Zudem hatte es die Stadtsparkasse Augsburg mit drei sehr unterschiedlichen Vorgehensweisen zu tun: sowohl die Zentrale, als auch die einzelnen Filialen, arbeiteten zwar alle papierbezogen, jedoch nach verschiedenen Systemen. Der Wunsch nach Vereinheitlichung und vor allem nach Beschleunigung der Prozesse ließ daher nicht lange auf sich warten. Unterstützung fand die Stadtsparkasse Augsburg jetzt bei agentes. Der IT-Dienstleister implementierte die eigene Lösung agentes Key Store Manager (aKSM), eine webbasierte Lösung zur zentralen Schlüsselverwaltung.

Das Ziel: eine zentrale Schlüsselverwaltung

Die Anforderungen an die Verwaltung von Schlüsseln sind auch in Augsburg vielfältig. Neben der sicheren Aufbewahrung von Schlüsseln geht es vor allem darum, autorisierten Mitarbeitern jederzeit einen schnellen  Schlüsselzugriff zu ermöglichen und stets einen Überblick darüber zu haben, wie viele Schlüssel im Umlauf sind und welcher Mitarbeiter welchen Schlüssel wann erhalten oder  abgegeben haben. Gewünscht waren also eine einheitliche Verwaltung sowie die spürbare Vereinfachung der internen Prozesse. Nach ersten Sondierungsgesprächen mit der agentes im September 2010, fiel dann einige Wochen später die Entscheidung zur  Implementierung des aKSM in allen Filialen der Stadtsparkasse Augsburg. Auf eine umfassende Bestandsaufnahme seitens der Stadtsparkasse selbst, folgte eine dezidierte Testphase, denn auch die Mitarbeiter mussten sich erst an die Handhabung des Tools gewöhnen.

Mehr Zeit für Wesentliches – Filialen arbeiten selbständig

Dank der nun in Augsburg zum Einsatz kommenden Lösung kann jetzt zentral auf alle Daten, die in Verbindung mit bankeigenen Schlüsseln gespeichert sind, zugegriffen werden. Über eine webbasierte Oberfläche werden die Schlüssel verwaltet. Alle Bestellungen von Schlüsseln, sowie deren Aus- und Rückgaben, werden zudem protokolliert. Für Urlaubsvertretungen oder im Krankheitsfall können Schlüssel jetzt auch für eine befristete Zeit schnell und einfach vergeben werden. Ein weiterer wichtiger Zugewinn für die Stadtsparkasse Augsburg ist die möglich gewordene Steuerung von Berechtigungen: die Nutzungsrechte einzelner sind im System erfasst und genau zugeordnet, so lässt sich problemlos entscheiden, welcher Mitarbeiter bestimmte Zugangsrechte erhalten soll oder welche Rechte gesperrt werden sollen.

Steigerung der Revisionssicherheit

Die Stadtsparkasse Augsburg ist mit der Implementierung von aKSM mehr als zufrieden. Denn neben dem Gewinn an Zeit und Effizienz, ist vor allem der Beitrag zum Risikomanagement ein wesentlicher Vorteil für den Augsburger Finanzdienstleister „Mit aKSM können die Schlüssel in unseren Ge schäftsstellen jetzt sehr schnell und sehr präzise zugeordnet werden“, resümiert Florian Müßig. „Auch haben wir jetzt tatsächlich eine schnelle und stets aktuelle Übersicht über unseren Schlüsselbestand“, führt Müßig die Situation in Augsburg weiter aus. Vor allem im Hinblick auf die Mindestanforderungen an das Risikomanagement ein Plus. Denn diese geben vor, mittels IT-gestützter Rechtevergabe sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter nur über die Rechte verfügt, die er für seine tatsächliche Tätigkeit benötigt. Und dies gilt auch für die Vergabe physischer Schlüssel. Eingebettet in – für alle Unternehmen verpflichtende – Compliance-Regeln, wird die Schlüsselverwaltung so auch in Augsburg zu einem Teil des gesamten Risikomanagements für Banken.

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Success Story Stadtsparkasse Augsburg