VR Bank Kaiserslautern nutzt zentrale Serverlösung

Revisionssicheren Verwaltung von IDV-Anwendungen

44er-Prüfungen sind im Bankenumfeld kein Novum. Neu ist, dass die Regulierungsbehörden verstärkt auf Vorgaben und Kontrollen für die IT setzen und dementsprechend IDV-Anwendungen der Finanzdienstleister mehr und mehr zum Prüfungsgegenstand machen.

Softwarebasierte Verwaltung von IDV-Anwendungen für mehr Sicherheit

Die Volksbank Kaiserslautern eG ist sich der Risiken, die IDV-Anwendungen und -Dateien mit sich bringen, schon seit langem bewusst. Seit vielen Jahren setzt der Finanzdienstleister daher bereits eine Lösung des auf die Finanzbranche spezialisierten IT-Dienstleisters agentes ein, den agentes Office Process Manager (aOPM). Die Softwarelösung zur revisionssicheren Verwaltung von IDV-Anwendungen ermöglicht die Dokumentation, Bewertung und Freigabe von Tabellenkalkulationsdateien. „Die Themen IT-Sicherheit und Revisionssicherheit sind für unser Haus immens wichtig und werden daher bei uns auch mit oberster Priorität behandelt“, beschreibt Reiner Hoffman, Leiter IT- und Gebäudemanagement sowie IT Sicherheitsbeauftragter der Volksbank Kaiserslautern eG, die Situation im eigenen Haus. Im Sinne der Prozessoptimierung kam es in Kaiserslautern nun zur Umstellung von der aOPM-Lösung mit Add-In hin zu aOPM als zentrale Serverlösung. Ausschlaggebend dazu war die Einführung des Microsoft Office-Paketes 2016 durch die Fiducia & GAD IT AG.

Pilotprojekt birgt besondere Herausforderungen

Für die Einführung des Microsoft Office-Paketes 2016 war die Volksbank Kaiserslautern eG Pilotbank der Fiducia & GAD IT AG. Naturgemäß traten dann im Zuge der Einführung auch Probleme mit der bestehenden Installation des aOPM mit Add-In auf. „Von den Fachabteilungen, die das Office Paket 2016 getestet haben, sind wir über Probleme mit dem aOPM Add-In informiert worden“, berichtet Reiner Hoffmann. „Wir haben daraufhin umgehend unsere Ansprechpartner bei agentes kontaktiert und gemeinsam nach einer Lösung gesucht“, so der Kaiserslauterer IT-Leiter weiter. Denn es war klar, dass der flächendeckende Roll-Out des OfficePaketes erst dann durchgeführt werden konnte, wenn auch aOPM reibungslos laufen würde. Die Antwort auf das Problem war dann die Installation des aOPM als zentrale Serverlösung. Nach einer ersten Testinstallation im März, konnte aOPM Server 5 dann im Mai in Kaiserslautern implementiert werden. Stand heute läuft die Lösung im Livebetrieb, einige Bugs gilt es dabei noch zu beseitigen. „Im Team, sowohl mit unseren Ansprechpartnern bei agentes als auch bei der Fiducia & GAD IT AG haben wir die Implementierung durchgeführt“, schildert Jonas Müller, IT-Administrator bei der Volksbank Kaiserslautern eG, die Zusammenarbeit aller am Projekt Beteiligten. „Als Pilotkunde war die Einführung von Microsoft Office 2016 in Verbindung mit dem Einsatz des aOPM Neuland für uns und unsere Partner – wir mussten daher zunächst einmal die verschiedenen Funktionalitäten prüfen, um zu sehen, an welchen Stellen wir ansetzen müssen“, führt Jonas Müller aus. „Im Grunde haben wir hier echte Pionierarbeit geleistet“, ergänzt Reiner Hoffmann. „Andere Häuser können künftig von unseren Erfahrungen profitieren, wenn es um die Einführung des Microsoft Office Paketes 2016 geht“, ist sich der IT-Leiter sicher.

Branchenspezifische Lösungen steigern Effizienz

Vor allem mit Blick auf die Anforderungen an das Risikomanagement für Banken sind Häuser wie die Volksbank Kaiserslautern eG froh um branchenspezifische Lösungen. „Unser Haus wurde schon mehrfach einer 44er-Prüfung unterzogen“, berichtet Reiner Hoffmann. „Dank aOPM waren wir da zwar schon immer auf der sicheren Seite“, so der IT-Leiter weiter, „mit der zentralen und webbasierten Lösung aber fühlen wir uns Stand heute zu 100% sicher. Dies liegt unter anderem daran, dass nun der „Risikofaktor Mensch“ quasi ausgeschaltet wurde: „Die neue Lösung kann von keinem der Anwender selbständig abgeschaltet werden“, führt Reiner Hoffmann aus. „Dies garantiert uns die Revisionssicherheit, die wir benötigen, um recht gelassen in eine 44er-Prüfung zu gehen“. Neben der Sicherheit erleichtert die neue Software aber auch das operative Geschäft. So sind die administrativen Aufwände in Kaiserslautern schon deutlich weniger geworden. „aOPM läuft jetzt im Hintergrund, etwaige Problemen müssen wir nun nicht mehr wie bisher lokal, an den einzelnen Arbeitsplätzen unserer Anwender beheben, das spart Zeit“, schildert Jonas Müller. Einen weiteren Vorteil der Lösung sehen die Kaiserslauterer IT-Verantwortlichen in der intuitiven Bedienung der Anwendung sowie im hohen Automatisierungsgrad. „Anders als zuvor in Microsoft Excel steht unseren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen nun ein webbasiertes Verwaltungsportal zur Verfügung, offene Aufgaben werden in einem Dashboard dargestellt, Benachrichtigungen erfolgen per E-Mail. All dies erleichtert den Arbeitsalltag und vereinfacht die Prozesse“, so Jonas Müller weiter.