Zusatzmodule für den agentes Office Process Manager

Die IDV optimal verwalten

Für eine revisionssichere Dokumentation und Bewertung von IDV-Anwendungen bietet der agentes Office Process Manager (aOPM) folgende optionalen Zusatzmodule:

1. Testdokumentation

Die Abbildung der Testdokumentation erfolgt wie in der BAIT Tz. 41 vorgeschrieben. Die Aufgabe der Testdokumentation wird in den aOPM Prozess integriert. Diese Aufgabe muss/kann anschließend an weitere Mitarbeitende der Abteilung vergeben werden.

2. Formeldokumentationskonfigurator

Die Formeldokumentation kann zur Pflichtaufgabe gemacht werden. Bei größeren Dateien ist es möglich, nur bereits kommentierte Formeln in einer automatischen Formeldokumentation aufzulisten, um diese übersichtlicher zu gestalten.

3. aOPM für Microsoft Access und beliebige Dateiendungen

MS-Access Dateien werden einmalig registriert und dokumentiert und anschließend nicht mehr im Portal automatisch zur weiteren Bearbeitung angezeigt. Beliebige Dateiendungen (z.B. *.docx, *.pptx, *.txt, *.sql,*.pdf, *.r, *.vbs,*.ps1) werden registriert und dokumentiert und anschließend bei jedem Speichervorgang, bei dem eine Dateiänderung festgestellt wurde, im Portal automatisch zu weiteren Bearbeitung angeboten. Die Definition erfolgt durch den Kunden in der Konfiguration.

4. aOPM für sonstige Anwendungen

Eine separate Funktion, um Informationen zu einer Anwendung manuell erfassen zu können, welche sonst über den aOPM Watcher automatisch ermittelt werden.

5. Technische Freigabe

Die technische Überprüfung stellt eine zusätzliche Möglichkeit zur Erfassung einer Freigabe durch IT-Sicherheitsbeauftragten, Datenschutzbeauftragten oder Betriebsrat inkl. Mail-Benachrichtigungsfunktion dar und erweitert den Freigabeprozess zu einer 6-Augen-Freigabe.

6. Geschäftsprozesse inkl. Dokumentations-Templates

In aOPM können verschiedene Geschäftsprozesse importiert und mit weiteren Aktionen (z.B. Blattschutz, Freigabe, Schutzbedarf) gekoppelt werden. Jede Datei kann bei der Bewertung einem Geschäftsprozess zugeordnet werden. Zu jedem Schutzbedarf können mehrere frei konfigurierbare Templates hinterlegt werden. Diese werden als Dokumentationsfelder verwendet. Ein Ausfüllen der Dokumentationsfelder ist somit nicht mehr notwendig.

7. DSGVO-Löschfristen

Die automatisierte und einstellbare Überwachung von konfigurierbaren Löschfristen für personenbezogene Daten erfolgt mit Workflow-Verarbeitung im Web-Portal. Dateien kann bereits im Rahmen der Bewertung eine vordefinierte Löschfrist zugeordnet werden. Ist die Frist erreicht, wird der Anwender erinnert und kann entweder die Löschung durchführen oder eine Verlängerung beantragen (genehmigungspflichtig durch einen zweiten Anwender).

8. Anbindung an ForumISM oder bit-SoftwareLifecycle

Aus dem aOPM Portal werden die Rahmendaten der „freigegebenen“ Dateien für die Anwendungen ForumISM oder bit-SoftwareLifecycle bereitgestellt. Die Anbindung an weitere externe Anwendungen wird auf Anfrage individuell geprüft.

9. Individueller Vor-Filter-Setup

In den Prozess zur Feststellung der Dokumentationspflicht (erweiterte Datenfilterung der zu überwachenden Dateien) ist eine Bewertungsmatrix integriert. Dateien ohne Formeln oder Makrocode können nach Schlagwörtern durchsucht werden.

10. Dateiarchivierung

MaRisk-relevante Dateien können gesammelt und unter Beibehaltung der Verzeichnisstruktur auf ein anderes Laufwerk gesichert werden (automatisierte Ausführung). Auswählbar sind Datumsintervalle, welche Dateistatus und welche Dateitypen auf welchem Zielverzeichnis archiviert werden sollen oder ob nur eine Simulation laufen soll.

11. Anmeldung via Single Sign-On

Der Mitarbeitende authentifiziert sich einmalig an seinem Arbeitsplatz/Rechner. Via Single Sign-On ist keine erneute Authentifikation am aOPM Portal notwendig. Eine zusätzliche Eingabe der Benutzerdaten wird überflüssig. Die technische Anbindung an das Active Directory muss jedoch gewährleistet sein.

12. Konfigurierbare Administratorrollen (KAR)

Das KAR-Modul bietet die Möglichkeit, die administrativen Aufgaben für die

• technische,
• fachliche und
• mitarbeiterbezogene

Administration im System unterschiedlichen Benutzern zuzuordnen. Damit kann eine Funktionstrennung der Aufgaben abgebildet werden.

Die Zusatzmodule für aOPM sind nicht Bestandteil der Basislizenz und können optional hinzugebucht werden. Auf Wunsch liefern wir Ihnen die verfügbaren Komponenten gerne im Rahmen eines Zusatzupdates und stehen Ihnen auch für die Installation in Ihrem Hause zur Verfügung. Sprechen Sie uns gerne an!