Bewährte Software für Ihre transparente Schlüsselverwaltung

agentes Key Store Manager (aKSM)

 

Im Einsatz bei Finanzinstituten (Sparkassen, Banken), in der Immobilienverwaltung und bei Handelsunternehmen ist die agentes Software für Schlüsselverwaltung (aKSM) branchenübergreifend einsetzbar. Dabei werden mit aKSM die Schlüsselverwaltungsprozesse von wenigen 100 bis über 85.000 Schlüsseln und Schlössern praktiziert. Neben physikalischen Schlüsseln können auch elektronische Schlüssel, Zutrittskarten und -codes mit der Schlüsselmanagement Software verwaltet werden.

Transparenter Verlauf bei der Schlüsselverwaltung

Kommt Ihnen die folgende Situation bekannt vor? Eine wichtige Person Ihres Hauses fällt für einige Wochen aus und Sie organisieren deren Vertretung. Sie benötigen nun für die vertretende Person alle Schlüssel für die Bereiche, für die die ausgefallene Person zutrittsberechtigt ist und müssen diese später, am Ende der Vertretung, wieder einziehen. Was nun?

Die Schlüsselmanagement Software (aKSM) der agentes unterstützt Sie in solchen Momenten bei der Schlüsselverwaltung und bietet Ihnen klare Regelungen für besondere Situationen, wie etwa Urlaubs- und Krankheitsvertretungen, Schlüssel im Gruppenbesitz oder den Doppelverschluss besonders schutzwürdiger Räume an.

Kontrolle. Sicherheit. Effizienz. Innovatives Schlüsselmanagement.

Ein großer Schlüsselbestand lässt sich auf Dauer nicht effizient mit Karteikarten, Schlüsselbüchern oder Excel-Tabellen verwalten. Schwierigkeiten ergeben sich dann, wenn Fehler in der Aus-, Weiter- oder Rückgabe von Schlüsseln entstehen. Das softwarebasierte Key Management von agentes ermöglicht Ihnen einen unternehmensweiten Zugriff auf sämtliche Daten, die in Verbindung mit Ihren firmeneigenen Schlüsseln gespeichert sind, und garantiert so Sicherheit und Transparenz: keine neuen Schlüssel sind ohne persönliche Quittung im Eigenbesitz, offene Geschäftsprozesse sind zu jeder Zeit erkennbar – die Fehlerquote bei Schlüsselausgaben wird deutlich reduziert.

 

Neue Features

Im aktuellen Release bietet die Lösung zum Key Management Ihnen zudem eine noch größere Benutzerfreundlichkeit und überzeugt mit zahlreichen neuen Features, wie:

  • Zylinderverwaltung (Zylinder können als Einzelexemplare in den Prozessen verwaltet werden, analog zu der vorhandenen Schlüsselverwaltung)
  • Re-Zertifizierungen von ausgegebenen Schlüsseln und anderen Objekten
  • Durchführung von Inventuren als „Soll-Ist-Vergleich“ der verwalteten Schlüssel oder Zylinder
  • DSGVO-konforme Löschung von personenbezogenen Daten
  • Neue Benutzerrolle „Sekretariat“ für eine Delegation von Aufgaben
  • Mandanten- und Spartenfähigkeit zur Abbildung und Organisation von größeren Unternehmensstrukturen

Überzeugen Sie sich selbst und steigern Sie die Effizienz Ihres Hauses – mit dem Key Management der agentes!

 

Highlights der Software zur Schlüsselverwaltung

Einfache Handhabung
Vordefinierte Verwaltungsprozesse (Ausgabe, Rückgabe, Verlust, Fund, Lieferung usw.)

Webbasierte Anwendung
Rollenspezifischer und unternehmensweiter Zugriff möglich

Automatischer Hinweis
Benutzer erhält Hinweise auf offene Geschäftsprozesse

Berechtigungs-
management
Flexible Rollen- und Rechteverwaltung (MaRisk-konform)

Externe Schlüsselausgaben
Verwaltung von Schlüsselausgaben auch an externe Personen (Konzessionäre, Untermieter, externe Dienstleister usw.)

Vier-Augen-Prinzip
Zentrale und dezentrale, unkomplizierte Aus- und Weitergabe von Schlüsseln oder Zylindern unter Vier-Augen-Kontrolle (auch Schlüsselübergaben zwischen Beschäftigten)

Steigerung der Sicherheit
Historisierte Dokumentation der Geschäftsprozesse für Revisions- und Prüfungszwecke

Besonderheiten
Berücksichtigung von Doppelverschluss, kritische Schlüssel, Gruppen (Compliance-gerechte Steuerung von Zutritten und Berechtigungen)

 

Ihre Vorteile

  • Prozess Know-how und branchenunabhängige Standards
  • Integrierte Mailingfunktion bei Prozessschritten
  • Importfunktion zur Übernahme vorhandener Daten
  • Import von kompletten Schließanlagen inkl. Matrix-Darstellung (Gebäude, Schlüssel, Schlösser, Türen)
  • Benutzerimport und Authentifizierung über LDAP-Anbindung sowie die Möglichkeit von Single Sign-On
  • Ausführliche Analyse- und Reportfunktionen für Recherche und Revision
  • Mehrsprachigkeit (eigene Übersetzungen möglich)
  • Screenshots aus aKSM Schlüsselmanagement

 

Success Story aKSM bei den Sparkassen

Auch viele Sparkassen sahen sich mit der Situation konfrontiert, ihre Schlüsselverwaltung optimieren zu wollen. Die Institute sind Mitglieder der unterschiedlichen Sparkassenverbände und mit ihren Filialen in den Regionen im Privat- und Firmenkundenbereich aktiv. Aufgrund der zahlreichen Standorte und Beschäftigten haben die Sparkassen es mit überdurchschnittlich vielen Schlüsseln zu tun. Bis dato erfolgte die Schlüsselverwaltung mit älteren Softwareanwendungen, die bald technisch nicht mehr einsetzbar sind, oder das Schlüsselmanagement basierte auf Excel-Dateien, erfolgte manuell oder war papierbasiert. Um Fehler zu vermeiden und Effizienz zu steigern, wurde die Entscheidung getroffen, eine bewährte und zukunftsträchtige elektronische Schlüsselverwaltung zu implementieren. Unterstützung fanden die Sparkassen bei der agentes, einem auf das Schlüsselmanagement spezialisierten IT-Dienstleister.

 

Weitere Informationen finden Sie in unseren Success Stories aKSM:

 

Success Story  Stadtsparkasse Augsburg

Success Story Sparkasse Saarbrücken

 

Was Kunden/Kundinnen sagen

„Mit aKSM können die Schlüssel in unseren Geschäftsstellen jetzt sehr schnell und sehr präzise zugeordnet werden.“
Florian Müßig, Stadtsparkasse Augsburg

 

Screenshots aus agentes Key Store Manager (aKSM)

 

Nutzungsmodelle der Software zur Schlüsselverwaltung

Verschiedene Nutzungsmodelle sind möglich

  • Installation bei Ihnen im Hause auf der eigenen IT-Infrastruktur
  • Installation bei Ihrem Rechenzentrums-Dienstleister
  • Installation in unserem Rechenzentrum (Software as a Service, SaaS)

 

Unser Blogbeitrag zum Thema:

Digitale Sicherheit: Schlüsselverwaltung einfach gemacht

Weitere Informationen finden Sie in unserem Flyer:

Flyer aKSM-Schlüsselmanagement

Informationen über agentes entnehmen Sie bitte unserer Unternehmensbroschüre

agentes Broschüre

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