Als Flächensparkasse mit einem Geschäftsgebiet von ca. 2.560 km² und rund 60 Standorten arbeitet die Sparkasse Oberhessen mit einer Vielzahl an Schlüsseln. Nun steht sie vor der Aufgabe, die Schlüsselverwaltung neu aufzusetzen – und vertraut auf den agentes Key Store Manager (aKSM). Das Ziel: „Workflows ohne Zettelweitwurf.“

Die Sparkasse Oberhessen mit Hauptsitz in Friedberg ist ein starker Partner für den Wetterau- und Vogelsbergkreis. Rund 825 Beschäftigte kümmern sich um die Belange der Kundinnen und Kunden.

Alles hat einen neuen Anfang

22 Beratungscenter, sechs Beratungsfilialen, 26 Selbstbedienungsstandorte und eine fahrbare Filiale – das ergeben: 3.000 physische oder elektronische Schlüssel, Magnetkarten und Codes sowie 80 Schlüsselschränke. Rund 30 Jahre verwaltete die Sparkasse Oberhessen ihren Schlüsselbestand mit einer Lösung auf Basis von Lotus Notes Domino-Applikationen. Ein weitgehend papiergebundener und damit zeitintensiver Prozess: Jeder einzelne Vorgang muss bearbeitet, ausgedruckt, dem Schlüsselinhaber zur Unterschrift vorgelegt und entsprechend zurückgespielt werden. Ein Ablauf, bei dem gut und gerne eine Woche ins Land zieht.

Hinzu kommt, dass die Finanz Informatik, IT-Dienstleister der Sparkassen-Finanzgruppe, den Support von Lotus-Notes-Anwendungen aktuell sukzessive einstellt. Damit stand die Sparkasse Oberhessen vor der Aufgabe, eine neue Schlüsselverwaltung einzuführen. „Aufgrund der Empfehlung einer anderen Sparkasse und eines sehr positiven Eindrucks von der Lösung fiel unsere Auswahl kurz entschlossen auf den agentes Key Store Manager“, so Sandra Fandrich, Prozessorganisatorin Fachbereich Organisationsentwicklung bei der Sparkasse Oberhessen.

Effiziente und sichere Prozesse

agentes bietet die automatisierte Migration der Bestandsdaten aus der Lotus-Notes-Anwendung auf den Key Store Manager sowie die Einführung und die Prozessberatung aus einer Hand an. Zudem erfüllt die webbasierte Software zur zentralen Schlüsselverwaltung die gesetzlichen Anforderungen für das Risikomanagement in Banken. Stichworte sind hier u.a. die Mindestanforderungen an das Risikomanagement (MaRisk), die Bankaufsichtlichen Anforderungen an die IT (BAIT) sowie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Neben der sicheren Aufbewahrung von Schlüsseln geht es vor allem darum, autorisierten Beschäftigten jederzeit einen schnellen Zugriff zu ermöglichen – und parallel stets den Überblick zu behalten, wie viele Schlüssel im Umlauf sind und wer welchen Schlüssel wann erhalten oder auch zurückgegeben hat. „Unser Ziel ist es, einen elektronischen Prozess ohne Medienbrüche zu etablieren. Oder anders gesagt: Workflows ohne Zettelweitwurf“, erklärt Fandrich.

Ordnung machen und Ordnung halten

Das Go-live für aKSM plant die Sparkasse Oberhessen im Sommer 2023, aktuell ist sie bei der Qualitätssicherung für die Migration der Altdaten in den letzten Zügen. „Wir sind mit dem Projektverlauf bisher sehr zufrieden und schätzen vor allem die ununterbrochene Servicebereitschaft des agentes-Teams. Es hat jederzeit ein offenes Ohr und unterstützt uns mit konstruktiven Tipps und Lösungsvorschlägen“, betont Fandrich.

Zukünftig profitiert die Sparkasse Oberhessen von einer Software für die digitale Schlüsselverwaltung, die alle erforderlichen Geschäftsvorfälle abdeckt, Re-Zertifizierungen übernimmt und den Schlüsselverwaltenden durch automatisierte Protokollierung auch in der Dokumentation unterstützt. Darüber hinaus sorgt sie mit Blick auf die Anforderungen an das Risikomanagement dafür, dass Informationen auf Knopfdruck revisionssicher bereitstehen.