Enge Zeitfenster, steigende regulatorische Vorgaben sowie unplanbare Kapazitätsbedürfnisse: Das Bearbeiten von Pfändungen ist für Banken mit hohen Anforderungen und Kosten verbunden. Die Volksbank Hellweg eG hat das Thema deshalb komplett neu aufgesetzt und digital reorganisiert. Seit Ende 2023 wickelt sie Pfändungs- und Überweisungsbeschlüsse mit Geno PS von agentes ab. Erstes Zwischenergebnis: Das Institut spart durch die Pfändungsbearbeitungssoftware für die Genossenschaftliche FinanzGruppe 50 Prozent an reiner Bearbeitungszeit ein – und das war erst der Anfang.  

Laut des SchuldnerAtlas 2023 sind in Deutschland 5,65 Millionen Menschen überschuldet. Kommt es zu einer Zwangsvollstreckung, ist die Kontopfändung das häufigste Mittel der Wahl. Für Kreditinstitute ist die Pfändungsbearbeitung eine aufwändige Nebenpflicht aus der Kontoführung – ohne Ertragspotenzial, aber hochsensibel in der Abwicklung. Die Volksbank Hellweg mit acht Geschäftsstellen und Hauptsitz in Soest ist Ansprechpartner für über 64.000 Kundinnen und Kunden. Zwei Beschäftigte bearbeiten jährlich ca. 2.000 Pfändungen, Tendenz steigend.

Aufwand ohne Benefit

„Die Pfändungsbearbeitung steht unter hohem Effizienzdruck: sie ist eine reine Kostenstelle, gleichzeitig muss sie sehr kurzfristig, im besten Fall taggleich, erfolgen“, verdeutlicht Christoph Klein, Leiter Kunden- und BearbeitungsCenter bei der Volksbank Hellweg, das Dilemma. Das stellt hohe Anforderungen an das Kapazitätsmanagement – in einem Umfeld, das von einem zunehmenden Fachkräftemangel geprägt ist. Parallel dazu steigt die Komplexität in der Bearbeitung, da der Gesetzgeber zum einen immer mehr Aufgaben an die Banken auslagert und zum anderen die Regulatorik von schnellen Veränderungsintervallen gekennzeichnet ist.

Für die Volksbank Hellweg war dies der Ausgangspunkt, die analoge Welt der Pfändungsbearbeitung zu verabschieden. „Unsere Arbeitsweise war individuell geprägt, das Know-how an vielen Stellen verteilt und das ganze Thema damit wenig effizient“, konkretisiert Klein. Zusätzlicher Druck entstand zudem durch die Entscheidung der Genossenschaftlichen FinanzGruppe (GFG) Microsoft 365 (agree21M365) als Standard für Kommunikation und Kollaboration einzuführen. In Folge dessen kündigte die Atruvia AG den Support für Lotus-Notes-basierte Datenbankanwendungen ab.

Maßgeschneiderter Standard

Die Volksbank Hellweg begann sich in der Geno-Welt umzusehen und stellte schnell fest, dass hier unzählige selbst programmierte Lösungen existieren, die jedoch größtenteils vorgangsgesteuert konzipiert sind und nach wie vor einen erheblichen Aufwand im Backoffice erfordern. Auch die am Markt angebotenen Standardlösungen überzeugten das Institut nicht, da sie die Anforderungen der genossenschaftlichen Vielfalt nur unzureichend berücksichtigten. Kategorisch ausgeschlossen war zudem ein Outsourcing der Pfändungsbearbeitung. „Der Wunsch war ein Prozess, der manuelle Eingriffe auf ein Minimum reduziert, diese Möglichkeit aber dennoch nicht eliminiert“, so Klein.

Nach einer Online-Recherche stieß die Volksbank Hellweg auf agentes. Das Unternehmen arbeitete zu diesem Zeitpunkt an einer webbasierten Software, die Genossenschaftsbanken ein fallabschließendes Abwickeln von Pfändungs- und Überweisungsbeschlüssen in einer eigenen Anwendung ermöglicht, die an das Kernbankensystem agree21BAP angebunden ist.

Simplify Pfändungsbearbeitung

Nach ersten positiven Gesprächen entschied sich die Volksbank Hellweg für eine Zusammenarbeit mit agentes und stellte sich als Pilotkunde für die neue Lösung zur Verfügung. „Die Kooperation ermöglicht uns, Geno PS gemäß den Bedürfnissen einer Genossenschaftsbank maßzuschneidern und zwei Welten zu vereinen: die technische sowie die pragmatisch praktische“, erklärt Claus Stielenbach, Business Development Manager bei agentes.

Die Expertinnen aufseiten der Volksbank Hellweg testeten Geno PS ausgiebig, brachten ihr fachliches Prozesswissen ein und halfen, die Ecken und Kanten der Lösung abzuschleifen. Das Ergebnis ist eine Software, die eine effiziente und rechtssichere Pfändungsabwicklung gewährleistet – von der Annahme bis hin zur abschließenden Bearbeitung. Der manuelle Aufwand reduziert sich auf ein Minimum bei gleichzeitig maximaler Flexibilität: Es ist jederzeit möglich, Abläufe anzupassen oder händisch in Prozesse einzugreifen.

Halbierung der Bearbeitungszeit

Die Volksbank Hellweg setzt Geno PS seit November 2023 produktiv ein. „Einer der größten Benefits ist, dass wir dank der eingesetzten RPA-Technologie, die Pfändungsbearbeitung losgelöst von agree21BAP in einer eigenen Umgebung abwickeln können“, betont Klein. Im direkten Vergleich spart das Institut auf Basis seiner Ausgangslage aktuell 50 Prozent an reiner Bearbeitungszeit ein. Zudem entfällt der interne Pflegeaufwand für die Software.

Das Ende der Fahnenstange ist damit aber noch nicht erreicht. „Die ersten Monate im Praxiseinsatz sind sehr positiv verlaufen – nicht zuletzt gibt uns das die Chance, Optimierungspotenziale zu heben und die Software Stück für Stück zu härten“, so Klein. Anspruch ist, den Gesamtaufwand durch Geno PS noch weiter zu senken und eine deutliche Kostenersparnis zu realisieren. Voraussetzung dafür ist die komplette Digitalisierung der Pfändungsbearbeitung: vom Eingang bis zur Freigabe des Kontos bei Begleichung. Dazu holten agentes und die Volksbank Hellweg einen weiteren Partner mit ins Boot. Die Mittelstand.AI, eine Tochtergesellschaft der Volksbank Mittelhessen eG, arbeitet aktuell an einem KI-basierten Modul, das Pfändungsinhalte automatisiert ausliest. Gemeinsames Ziel ist, ein attraktives Gesamtpaket zur digitalen Bearbeitung von Pfändungen zu schnüren und damit neue Marktstandards in der Geno-Welt zu setzen.