Excel, Access & Co. – die Individuelle Datenverarbeitung (IDV) ist ein fester Bestandteil in fast allen Versicherungsprozessen. Das Problem: Schleicht sich der Fehlerteufel ein, drohen finanzielle Verluste und eine beschädigte Reputation. In der Konsequenz rückt die BaFin IDV-Tools immer stärker in den Fokus ihrer IT-Prüfungen. Mit dem Office Process Manager (aOPM) bietet agentes eine Software, die Versicherern dabei hilft, die VAIT-Vorgaben im Umgang mit IDV zu erfüllen.
Viele Versicherer setzen mehrere tausend Excel-Anwendungen mit zum Teil Millionen von Formeln ein – ob im Controlling, in der Steuerung, im Rechnungswesen, in der Kundenberatung oder im Produktvertrieb. Oft sind sie dabei kalkulatorische Basis für unternehmenskritische Entscheidungsprozesse. Bereits kleinste Fehler in der Berechnung können jedoch schwere Folgen nach sich ziehen; ob durch individuelle Verarbeitungsfehler oder unautorisierte Zugriffe. Das hat auch die BaFin erkannt und fokussiert das Thema im Zuge von IT-Prüfungen immer stärker. In der Konsequenz sehen sich immer mehr Versicherer mit wesentlichen Feststellungen konfrontiert.
Systematische Qualitätssicherung und Kontrolle
Mit dem agentes Office Process Manager lassen sich Excel, sonstige Programme für die Tabellenkalkulation, Access, Reporting- und BI-Tools sowie SharePoint nach IDV-relevanten Aspekten identifizieren und analysieren sowie fachlich nach Risikokriterien klassifizieren und dokumentieren. Das Ergebnis ist eine zentrale Datenbank, die den Status quo vollständig abbildet. Relevante IDV-Dateien mit Formeln oder Makrocode werden dem Erstellenden automatisch zur Bewertung und Dokumentation sowie dem IDV-Verantwortlichen zur Freigabe vorgelegt. Zudem erfolgt eine technische Überwachung bereits freigegebener und versionierter Dateien; kommt es hier zu Änderungen, erhält der Autor oder Bearbeiter eine Information und muss gemäß den Vorgaben der BaFin festlegen, ob diese wesentlich sind. Ist das der Fall, führt dies zu einem erneuten Test- und Freigabeverfahren im elektronischen Vieraugenprinzip. Damit wird eine kontrollierte und berechtigte Nutzung der IDV sichergestellt.
Alle durch den aOPM-Prozess generierten Metadaten und Informationen können zudem auf Knopfdruck aggregiert und in Reports angezeigt werden. „Für die Revision ist der aktuelle Datenstatus so jederzeit vollständig und nachvollziehbar einsehbar. Das Risiko, im Rahmen der aufsichtsrechtlichen Überprüfungen Feststellungen zu erhalten, kann damit wesentlich reduziert werden“, verdeutlicht Claus Stielenbach, Business Development Manager bei agentes, den Nutzen des aOPM.
Weitere Informationen zum agentes Office Process Manager (aOPM) finden Sie auf unserer Produktseite.
