Individuelle Datenverarbeitung (IDV) gemäß BaFin-Vorgaben
agentes Office Process Manager
Mit z.B. Microsoft Excel, Access oder OpenOffice/LibreOffice Calc erstellte IDV-Anwendungen sind in den meisten Banken unverzichtbar – sei es in der Kundenberatung oder in der Unternehmenssteuerung. Diese bergen jedoch enorm hohe Risiken in sich. Im Zuge manueller Eingaben kommt es häufig zu Fehleintragungen, zudem wird oft nicht dokumentiert, woher die Autoren von IDV-Dateien ihre Informationen beziehen. Daher werden in den Instituten immer mehr IDV-Dateien als risikorelevant eingestuft und die wesentlichen Feststellungen im Rahmen von Sonderprüfungen nach § 44 Kreditwesengesetz nehmen zu.
So machen Sie Excel & Co. BaFin-konform
Mit dem agentes Office Process Manager (aOPM) bieten wir Ihnen eine Lösung, mit der Individuelle Datenverarbeitung systematisch erkannt und überwacht werden kann. Sie wird nach bankfachlichen Aspekten und Risikokriterien bewertet, dokumentiert, freigegeben und versioniert.
In Anlehnung an den allgemeinen Regelkreis des Risikomanagementprozesses ist aOPM die Unterstützung im Bearbeitungsprozess zur Identifikation, Analyse, Dokumentation und Überwachung von IDV-Anwendungen zur Vervollständigung Ihres Risikomanagements.
Sie profitieren von einer transparenten und revisionssicheren Dokumentation Ihrer Individuellen Datenverarbeitung, die Ihnen hilft, alle regulatorischen Anforderungen optimal zu erfüllen.
So nutzen Banken Excel & Co. BaFin-konform – agentes Office Process Manager
MaRisk und BAIT als verbindliche IDV-Vorgaben der BaFin
Bei einer Klassifizierung als IDV greifen sowohl die MaRisk (AT 7.2 / AT 4.3.1) als auch die BAIT (Kapitel 6. / 7.). So fordert MaRisk für die Ausgestaltung des Risikomanagements zur Einhaltung von Compliance-Richtlinien in Kreditinstituten die Einrichtung angemessener institutsinterner Leistungs-, Steuerungs- und Kontrollprozesse. Verlangt wird die Sicherstellung der
Verfügbarkeit,
Integrität,
Authentizität sowie
Vertraulichkeit der Daten.
Hierzu müssen die Prozesse dokumentiert werden. Finanzdienstleister stehen daher vor der Herausforderung, einen Überblick über die wesentlichen IDV-Anwendungen im Unternehmen zu schaffen und diese zu dokumentieren. Darüber hinaus erfordern die Vorgaben der BaFin zur Individuellen Datenverarbeitung z.B. den Strukturschutz für die Datei- und Formellogik sowie das automatisierte Erfassen und Mitteilen von Veränderungen in den Berechnungsgrundlagen nach dem Wesentlichkeitsprinzip.
agentes Office Process Manager – die IDV managen
Mit dem Office Process Manager wird die MaRisk- und BAIT-konforme Dokumentation der vorhandenen Individuellen Datenverarbeitung ermöglicht. Alle IDV-Dateien können – unabhängig von ihrem Speicherort (z.B. Fileserver, Netzwerk oder zukünftig auch SharePoint) – registriert, analysiert und katalogisiert werden. Sie erhalten dadurch einen Überblick über den aktuellen Status quo, der in einem zentralen IDV-Register konsolidiert wird. Über ein Webportal können Sie jederzeit eine Auswertung aller erfassten IDV aufrufen. Ein Rollen- und Rechtekonzept ist integriert und sorgt mit seinen Berechtigungen für die Steuerung des fachlichen Workflows.
Warum Sie bei der Verwaltung Ihrer IDV-Anwendungen auf aOPM setzen sollten:
Zeit ist Geld
Bis zu 15 Prozent Zeitersparnis gegenüber herkömmlichen Dokumentationsverfahren.
Regulatorik im Blick
Durch die Einhaltung von MaRisk- und BAIT-Standards wird die Revisonssicherheit nachhaltig erhöht.
Qualitätssteigerung
Die Fehlerquote mit Blick auf Ihre IDV-Anwendungen wird durch den aOPM deutlich reduziert.
Transparenz
Informationen sind auf Knopfdruck verfügbar (Revision, Prüfung Abteilungsleitung etc.).
Entlastung schaffen
Entlastung der Mitarbeiter im Tagesgeschäft & Steigerung der Mitarbeiterverantwortung.
Prozessintegration
Nahtlose Integration des agentes Office Process Managers in die vorhandenen Prozesse.
Datensicherheit
Durch ein integriertes Rechte- und Rollensystem ist Datensicherheit gewährleistet.
Konsolidierung
Transparenz durch IDV-Register zur Übersicht aller Dateien & optionale Ist-Daten-Analyse.
aOPM als zentrale Serverlösung
Mit einer zentralen Serverlösung steigern Sie die Performance Ihres Office Process Managers: Der Anwender arbeitet mit seiner lokalen Anwendung unabhängig vom fachlichen Prozess im aOPM-Webportal. Und sie sind auf der sicheren Seite, da die IDV-Überwachung durch aOPM immer aktiv ist.
Alle Funktionalitäten finden sich im aOPM-Verwaltungsportal. Änderungen auf Datei-Servern werden zentral überwacht und automatisiert erfasst. In einem Dashboard werden alle offenen Mitarbeiter- und Gruppenaufgaben dargestellt und können leicht abgearbeitet werden. Benachrichtigungen über offene Aufgaben oder mögliche Eskalationen erfolgen per E-Mail. Über das aOPM-Verwaltungsportal können Versionen erstellt oder abgerufen werden.
- Von Finanz Informatik und Atruvia zugelassene Lösung für alle Sparkassen und VR Banken
- IDW PS 880 zertifizierter Entwicklungsprozess
- Orientierung an den aktuellen OPDV-Richtlinien
Screenshots aus dem agentes Office Process Manager (aOPM)
aOPM im Praxiseinsatz bei der Individuellen Datenverarbeitung
aOPM ist eine Standardlösung für alle Banktypen und bereits bei mehr als 50 Instituten im Einsatz: von Volksbanken und Sparkassen über Privat- und Auslandsbanken bis hin zu Spezialbanken. Darunter beispielsweise die Landesbank Baden-Württemberg (LBBW), die Volksbank eG – Die Gestalterbank und die Fürstlich Castell’sche Bank.
„Wir wurden schon mehrfach einer 44er-Prüfung unterzogen. Dank der zentralen und webbasierten Lösung fühlen wir uns 100% sicher: die neue Lösung kann von keinem Anwender abgeschaltet werden. Dies garantiert uns die Revisionssicherheit, die wir benötigen.“
Reiner Hoffman, Volksbank Kaiserslautern eG„Die Einhaltung von IDV-Regularien kann für Bankhäuser natürlich eine Herausforderung sein. Meine Empfehlung ist, den optimalen Weg zwischen operationellen Risiken und Wirtschaftlichkeit zu finden. Im Bereich des Prozessmanagements von Tabellenkalkulationsdateien und den damit verbundenen Strukturen ist das Softwareprodukt aOPM von agentes der richtige Weg.“
Frank Böhme, Volksbank eG – Die Gestalterbank„Wir haben eine durchgängige und revisionsichere Dokumentation erreicht und sind damit gut für eine Überprüfung gemäß MaRisk gerüstet.“
Peter Schulz-Kraus, Volksbank Alzey-WormsSuccess Story aOPM bei der Volksbank Kaiserslautern eG
Optionale Zusatzmodule für den agentes Office Process Manager (aOPM)
Ergänzend zum Standard aOPM-Leistungsumfang bieten wir Ihnen folgende optionale Zusatzmodule:
- Testdokumentation
- Formeldokumentationskonfigurator
- aOPM für Microsoft Access und beliebige Dateiendungen
- aOPM für sonstige Anwendungen
- Technische Freigabe
- Geschäftsprozesse inkl. Dokumentations-Templates
- DSGVO-Löschfristen
- Anbindung an ForumISM oder bit-SoftwareLifecycle
- Individueller Vor-Filter-Setup
- Dateiarchivierung
- Anmeldung via Single Sign-on
- Konfigurierbare Administratorrollen
Ausführliche Informationen zu allen Modulen finden Sie hier: aOPM Zusatzmodule
Weitere Informationen finden Sie in unserem Flyer:
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Wir werden uns schnellstmöglich bei Ihnen melden.
Claus Stielenbach
