Heute, am 17. Oktober, ist Tag der Tabellenkalkulation und wir sagen: Happy National Spreadsheet Day! Excel ist allgegenwärtig und macht unsere Arbeit einfacher, stiftet in einer Zeit explodierender Datenmengen aber auch immer öfter Chaos. Über einen kleinen Helfer mit großem Risiko – und wie sich dieses managen lässt.
1985 in erster Version veröffentlicht, ist Excel im geschäftlichen Kontext heute das wichtigste Tool der Office-Suite – und nach wie vor der Tabellen-Goldstandard. Auch wenn sich bei der Software in den letzten Jahrzehnten kaum etwas getan hat, ist Excel für viele Unternehmen unverzichtbar. Teilweise werden mehrere tausend Anwendungen mit Millionen von Formeln eingesetzt. Oft sind sie dabei Basis unternehmenskritischer Entscheidungsprozesse. Denn Excel sorgt – losgelöst von Prozessen, IT-Vorgaben und Projektmanagementverfahren – schnell, einfach und kostengünstig für Ergebnisse.
Excel wird für Aufgaben genutzt, für die es nie bestimmt war
Der Einsatz von Excel birgt allerdings auch Risiken: Oft ist weder nachvollziehbar, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat, noch woher die Informationen stammen oder wie viele Dateien im Unternehmen überhaupt in Benutzung sind. Denn konzipiert ist Excel nicht als Kollaborations-, sondern als persönliches Produktivitätstool. Steigende Datenmengen bringen Excel dabei zusätzlich ans Limit. Daneben kommt es im Zuge manueller Eingaben immer wieder zu Fehleintragungen. So geht die European Spreadsheet Risks Interest Group z.B. davon aus, dass mehr als 90 Prozent aller Tabellenkalkulationen Fehler enthalten. Einige dieser Excel-Fails sind auf der Website der Gruppe nachzulesen.
Mehr Transparenz – weniger Risiko
Eine kontrollierte und berechtigte Nutzung von Tabellenkalkulationsanwendungen lässt sich durch den agentes Office Process Manager (aOPM) sicherstellen. Mit der Lösung können Excel & Co. systematisch erkannt, analysiert und überwacht werden. Zudem ist es möglich, sie nach fachlichen Risikokriterien zu klassifizieren und Bewertungs- und Freigabeverfahren zu implementieren. Das Ergebnis ist eine zentrale Datenbank, die jederzeit den aktuellen Status quo abbildet und für nachhaltige Transparenz im Unternehmen sorgt.
Dadurch erhöht sich mit Blick auf die internen Abläufe und Prozesse nicht nur die Qualität, sondern auch die Sicherheit. Unter dem Strich reduziert der aOPM das Risiko von Excel & Co. damit deutlich – und auch regulatorische Anforderungen (z.B. der BaFin) werden durch die revisionssichere Dokumentation erfüllt.
Mit dem aOPM sagen auch Sie ganz entspannt: Happy National Spreadsheet Day!
