Wie Banken die Komplexität Individueller Datenverarbeitungen (IDV) beherrschen können, zeigt die Volksbank Kaiserslautern eG: Sie bringt technologische Modernisierung und regulatorische Anforderungen mit der neuesten Version des agentes Office Process Managers (aOPM) erfolgreich in Einklang.

Die Volksbank Kaiserslautern gehört zu den Instituten, die das Thema IDV seit vielen Jahren systematisch angehen. Bereits 2013 führte die Bank den agentes Office Process Manager ein. Mit der Software lassen sich Tabellenkalkulationsdateien technisch vollständig identifizieren sowie revisionssicher nach bankfachlichen Aspekten und Risikokriterien fachlich klassifizieren, dokumentieren und auf Änderungen überwachen. Sie erfüllt damit alle zentralen Anforderungen interner und externer Audits.

Mit dem Umstieg auf die neue, cloud-fähige Version aOPM V6 hebt das Institut seine IDV-Organisation nun technisch und fachlich auf ein neues Niveau. „IT- und Revisionssicherheit sind zentrale Bausteine unserer IT-Gesamtstrategie und genießen höchste Priorität“, erklärt Thomas Roos, Leitung IT-Organisation bei der Volksbank Kaiserslautern.

Reibungslose Migration

Die Migration auf aOPM V6 verlief planmäßig, schnell und ohne Unterbrechungen im laufenden Betrieb in agree21M365. Die Volksbank Kaiserslautern gehörte zu den ersten Instituten, die auf das neue Release umstiegen. Sie stimmte die Umsetzung präzise mit agentes ab – mit rundum positivem Ergebnis: Nach einer Analyse und Probemigration dokumentierte agentes die Ergebnisse und besprach den finalen Import detailliert mit dem Kunden. Anschließend wurde das Produktivsystem termingerecht auf die neue Version umgestellt.

Im Zuge der Einführung des Major Releases aOPM V6 erfolgte eine gezielte Schulung der Mitarbeitenden, sowohl in der fachlichen Anwendung als auch in der technischen Administration. Das Feedback der Fachbereiche bestätigte dabei den erfolgreichen Projektverlauf. „Wir schätzen an agentes die hohe Servicequalität und die direkte Kommunikation. Fragen werden zeitnah beantwortet und Anpassungswünsche praxisorientiert umgesetzt“, sagt Roos.

Technisches Update mit messbaren Verbesserungen

aOPM V6 bietet der Volksbank Kaiserslautern zahlreiche funktionale und technologische Neuerungen, welche auf die Themen Effizienz, Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit einzahlen. Zu den wichtigsten Verbesserungen zählen:

  • Moderne, responsive Benutzeroberfläche mit individualisierbaren Ansichten.
  • Dashboard zur Überwachung aller Aufgaben sowie zur Anzeige des Status von Dateien und Dokumenten.
  • Cloud-Fähigkeit mit IDV-Überwachung in MS SharePoint Online (M365).
  • Hilfreiches Hinweissystem für die Anwender über offene Aufgaben und Bearbeitungsstände zur Steuerung der Prozesse.
  • Parallele Bearbeitung mehrerer Dokumentationsvorgänge in separaten Reitern.
  • Klare Trennung von technischer und fachlicher Administration.
  • Erweiterte Testdokumentation im Vieraugenprinzip.
  • Optimierte Performance und vereinfachte, vollumfängliche Administration auf Portalebene.
  • Neue, schnelle Process Engine für noch stabilere Abläufe.

Zudem ist auf dem Server für die Analyse und Formeldokumentation keine Excel-Installation für einen technischen User mehr erforderlich. Das vereinfacht Installation und Wartung, erhöht die IT-Sicherheit und sorgt für eine spürbar bessere Performance. Gleichzeitig wird damit der Abkündigung von MS Office auf Windows Server 2019 durch Microsoft Rechnung getragen, weshalb auch das zuständige Rechenzentrum der Atruvia AG den Umstieg von aOPM V5 auf aOPM V6 empfiehlt.

Regulatorische Anforderungen im Blick

Mit der Einführung von aOPM V6 hat die Volksbank Kaiserslautern ihre IDV-Verwaltung konsequent modernisiert und zugleich Sicherheit, Effizienz und Transparenz weiter erhöht. Die Lösung unterstützt eine regelkonforme Handhabung individueller Anwendungen, reduziert manuelle Aufwände erheblich und stärkt die Prozesse im Umgang mit IDV-Dateien innerhalb der Bank.

Die Finanzaufsicht bewertet Individuelle Datenverarbeitung zunehmend kritisch, da sie in vielen Instituten eine operative Rolle in der Banksteuerung spielt. Prüfer erwarten heute einen vollständig digitalen Kontrollprozess, der alle Schritte von der Identifizierung über die fachliche Bewertung bis hin zu Dokumentation, Freigabe, Versionierung und Änderungsüberwachung abdeckt. Mit aOPM V6 erfüllt die Volksbank Kaiserslautern diese Anforderungen noch umfassender als bisher. Das System unterstützt die systematische Identifizierung und Bewertung von IDV-Anwendungen, ermöglicht die lückenlose Dokumentation und Nachvollziehbarkeit aller Änderungen und stellt damit die Einhaltung der regulatorischen Vorgaben aus MaRisk, BAIT und DORA sicher.