Der Schlüssel zum Erfolg: IT-gestützte Schlüsselverwaltung schafft Transparenz und steigert Effizienz

Sie kennen das? Je größer Ihr Unternehmen oder Ihr Institut wird, desto mehr Mitarbeiter haben Sie, desto größer werden die zu verwaltenden Datenbestände und folglich wachsen Ihre Räumlichkeiten und zu guter Letzt Ihre IT. Mit diesem Wachstum kommen neue Aufwände und Herausforderungen auf Sie zu.

IT-basierte Schlüsselverwaltung im Sinne der Effizienzsteigerung

Auch die Sparkasse Saarbrücken sah sich mit dieser Situation konfrontiert. Das Institut ist Mitglied des Sparkassenverbandes Saar und mit über 60 Filialen in der Region im Privat- und Firmenkundenbereich aktiv. Aufgrund der zahlreichen Standorte und Mitarbeiter hat die Sparkasse Saarbrücken es mit überdurchschnittlich vielen Schlüsseln zu tun. Bis dato erfolgte deren Verwaltung manuell und papierbasiert. Um Fehler zu vermeiden und Effizienz zu steigern, wurde daher die Entscheidung getroffen, eine IT-basierte Schlüsselverwaltung zu implementieren. Unterstützung fand die Sparkasse Saarbrücken bei der agentes, einem auf die Finanzbranche spezialisierten IT-Dienstleister.

Systemseitige Abdeckung aller Geschäftsvorfälle

Aufgrund ihrer Betriebsgröße verwaltet die Sparkasse Saarbrücken sehr viele – etwa 5.000 – physische und elektronische Schlüssel, was täglich zu zahlreichen Geschäftsvorfällen führt. So muss in erster Linie die Aus- und Weitergabe von Schlüsseln geregelt werden. Hinzu kommt die Verwaltung von Mitarbeitern mit wechselnden Einsatzstellen, Tresoren unter Doppelverschluss, Gruppen, die auf einen Schlüssel zugreifen, Vertretungsregeln in Krankheitsfällen sowie Regelungen für eingeschränkte Schlüsselaus- und weitergaben. „Die Komplexität unserer Prozesse hat die bisherige Schlüsselverwaltung an ihre Grenzen gebracht“, schildert Elke Schilling, Projektverantwortliche für die Betriebsorganisation bei der Sparkasse Saarbrücken, die Ausgangslage. „Wir waren daher auf der Suche nach einer IT-basierten Lösung, die alle von uns benötigten Geschäftsvorfälle abdeckt, notwendige Prüfungen übernimmt und uns vor allem in der Dokumentation unterstützt“, so Elke Schilling weiter. „Zudem wollten wir mit Blick auf die Anforderungen an das Risikomanagement absolut auf der sicheren Seite sein und Informationen künftig auf Knopfdruck erhalten können.“

Spezifische Anforderungen berücksichtigt

Über einen Projektzeitraum von gut einem Jahr wurde im Zusammenspiel beider Häuser der agentes Key Store Manager (aKSM) weiterentwickelt und auf die Anforderungen im Saarland abgestimmt. „Wir haben sehr komplexe und zugleich sehr spezifische Arbeitsabläufe“, schildert Elke Schilling. „Zudem migrieren wir insgesamt 62 Filialen auf das neue System – ein Mammutprojekt also“, so die Projektverantwortliche weiter.

Darüber hinaus liegt der Fokus in Saarbrücken vor allem auf einer nachhaltigen Dokumentation. Mit aKSM kann die Sparkasse Saarbrücken nun eine umfangreiche, zentrale und historisierte Nachvollziehbarkeit der Geschäftsvorfälle sicherstellen. Dies liefert nicht nur den benötigten Überblick über alle Personen, die Schlüssel besitzen, sondern garantiert die für Revisions- und Prüfungszwecke relevante Historie.

Parallele Tests sichern Qualität der Software

Die Zusammenarbeit im Projekt empfinden beide Partner als sehr angenehm und produktiv. Alle 950 Testfälle wurden parallel sowohl vom Dienstleister als auch von der Sparkasse Saarbrücken getestet. „Wir haben uns gegenseitig unsere Testergebnisse zurückgekoppelt und uns geholfen, wenn Fragen aufgetaucht sind“, beschreibt Elke Schilling die Testphase. Aber auch mit Blick auf die Weiterentwicklung sowie die Implementierung des aKSM waren beide Häuser ein gutes Team. „Über die gesamte Entwicklungsphase hinweg hat agentes zeitnah und flexibel unsere Anforderungen aufgenommen und umgesetzt“, resümiert Elke Schilling. „Klar, hier und da sind auch Bugs aufgetaucht“, gibt die Projektverantwortliche zu. „agentes hat jedoch immer schnell auf Fehler reagiert und diese umgehend behoben“, lobt Elke Schilling den Dienstleister.

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Success Story Sparkasse Saarbrücken